Să munceşti inteligent

          Să ne fie milă de cel care şi-a pierdut locul de muncă. Dar, de asemenea şi de cel care şi-l păstrează.
Pe măsură ce companiile execută operaţiuni mai flexibile cu mai puţini lucrători, ele cer mai mult de la cei care sunt încă angajaţi. În timp ce creşterea productivităţii a făcut companiile mult mai profitabile, cererile mai mari îi pot face pe lucrători să se simtă copleşiţi, arşi şi să-şi piardă orice echilibru între muncă şi viaţa pe care ar fi putut să o aibă.
Nu este de mirare că este o cerere tot mai mare în pregătirea managementului timpului, în interiorul cât şi în afara locului de muncă. “Dar sunt multe alte provocări ale timpului care pot fi stresante.”
Adler le enumeră pe degete:
- Excesul de informaţii, o mulţime de emailuri, mesaje vocale, scrisori şi faxuri.
- Schimbarea priorităţilor pentru repoziţionarea companiilor
- Stresul din timpul orelor de lucru, lipsa activităţilor pentru copii

“Avem nevoie să învăţăm oamenii să lucreze mai inteligent, nu mai greu” - a spus Adler. “Cei mai mulţi oameni, inclusiv eu fac o mulţime de lucruri care nu au un adevărat impact” - a spus Fagiano. “Este un fel de a simţi că trebuie să o faci, poate pentru că mereu ai făcut-o.” Sfatul său este ca oamenii să arunce periodic o privire serioasă la modul în care îşi petrec timpul şi să scape de sarcinile care nu mai sunt necesare. În acelaşi timp, trebuie să fie dispuşi să se adapteze la cerinţele muncii care sunt în continuă schimbare. “Totul se schimbă atât de repede încât corecţiile pe parcurs sunt necesare. Trebuie să fii pregătit să mergi cu fluxul.”

          Julie Morgenstern, expert în managementul timpului şi autor al Niciodată să nu îţi verifici e-mailul dimineaţă a spus că, ambii, şi companiile şi lucrătorii beneficiază atunci când angajaţii au strategii bune de gestionare a sarcinilor lor de lucru. “Companiile sunt conştiente de faptul că oamenii nu pot face asta în mod implacabil şi să fie şi eficienţi” a spus ea. “Şi, unele se concentrează pe echilibrul muncă-viaţă – insistând asupra faptului că oamenii lor iau vacanţe, merg acasă pentru a lua cina cu familiile lor, lucruri de genul acesta – aspect care îi ajută să păstreze angajaţii buni.” Morgenstern a spus că progresele tehnologice, cum ar fi e-mailul au împins lucrătorii în ceea ce ea numeşte “cultura răspunsului instantaneu” . Pe măsură ce ei lucrează în modul “staccato” , ei nu vor încetini vreodată spre “legato” şi anulează secvenţe de timp pentru a fi grijulii la proiectele complicate pe care companiile le doresc.
În sesiunile de formare şi în cartea ei, ea recomandă lucrătorilor ca primul lucru pe care îl fac dimineaţa să nu fie verificarea e-mailurilor, ci, în schimb, să folosească primele ore în care se simt odihniţi pentru a aborda proiectele lor cele mai importante. Lucrătorii, pot de asemenea crea mai mult timp pentru munca importană prin “controlul distragerilor” . Acest lucru poate fi la fel de simplu precum descurajarea colegilor de la statul de vorbă închizând uşa biroului sau activând modul înregistrare al telefoanelor. Răspunsul pentru apelurile nepreluate poate fi amânat până mai târziu în acea dimineaţă sau chiar după amiază – a spus ea.
Au rămas încă prea multe de făcut ? Morgenstern sugerează supunerea fiecărei cereri în una din cele 4 direcţii: ştergere, amânare, delegare sau simplificare. Este nevoie să fie făcute toate ? Pot fi reprogramate mai târziu, la un moment mai potrivit ? Poate fi delegat un alt lucrător ? Există scurtături pentru a simplifica munca ?

          Erin Brenan, 29 de ani, vicepreşedinte la Hunter Public Relations în New York a declarat că aplicarea unor metode de management al timpului propuse de Morgenstern i-a oferit mai mult sens în controlul zilei de lucru. “e ca şi cum există trei lucruri pe care trebuie să le fac astăzi şi am trei ore la dispoziţie ca să duc aceste lucruri până la capăt” - a spus Brennan. “Puteţi să vă stabiliţi un anumit procent din zi pentru sarcini neprevăzute, astfel ca, atunci când acestea se ivesc să vă puteţi ocupa de ele” Ea, de asemenea a învăţat să programeze unele perioade de timp liber, ca un exerciţiu la clasă efectuat după muncă.

Tehnici care te ajută să fii mai productiv şi să-ţi foloseşti timpul mai eficient :
1.Planfică-ţi fiecare zi în avans cu o zi înainte pentru a avea ierarhizat după importanţă sarcinile pe care le ai de îndeplinit. Folosiţi metoda ABCDE în care A – activităţi foarte importante; B – activităţi mai puţin importante decât cele din categoria A; consecinţele neîndeplinirii unei astfel de activităţi nu sunt chiar atât de grave; C – activităţi plăcute dar care nu au nici un impact pozitiv sau negativ asupra carierei voastre; D - activităţi pe care le puteţi delega altor persoane iar E - activităţile pe care le puteţi elimina din listă, fără a avea nici o consecinţă asupra lucrurilor cu adevărat importante pentru dumneavoastră.
2.Începe întodeauna cu sarcina cea mai importantă
3.Grupează sarcinile asemănătoare deoarece îţi vor lua mai puţin timp să le îndeplineşti.
4.Lucrează minim 3 ore fără întrerupere Se spune ca daca lucrezi 3 ore fără întrerupere, poţi realiza în acest timp la fel de mult cât realizează o persoana în 8 ore la birou, care îţi întrerupe activitatea din jumătate în jumătate de oră.
5.Fă mai puţine greşeli Poţi face acest lucru concentrându-te exclusiv pe rezolvarea problemei pe care ai abordat-o, fără a-ţi lăsa mintea să zboare în altă parte. Cu cât vei fi mai concentrat asupra a ceea ce faci, cu atât mai mari sunt şansele să faci lucrul bun de prima oară.

- Nu amâna lucruri importante care nu îţi fac plăcere !
- Amână ce nu este important !
- Stabileşte momente în care să nu te deranjeze nimeni !
- Dacă începi ceva, fă tot posibilul să termini !
- Pune-ţi pauzele atunci când ştii că nu lucrezi eficient !
- Fă-ţi o obişnuinţă din verificarea felului în care îţi foloseşti timpul !
- Premiază-te când îţi atingi scopul !
- Aplică regula 60-40: planifică doar 60% din timpul disponibil şi lasă restul pentru evenimente neaşteptate !


[ http://www.msnbc.msn.com/id/10895241/ns/business-small_business/t/how-work-smarter-not-just-harder http://www.cheiasuccesului.ro http://www.fwd.aiesec.ro/articole/sources/articles/200402/37/atasament/atasament_managementul_timpului.pdf ]